Renforcer l’impact sociétal de son association en ouvrant un espace de coworking – Etude de cas Le Moulin Héliose

À Saint-Etienne, Le Moulin Héliose, nouvel espace de travail collaboratif, vient d’ouvrir ses portes.
Il est le fruit de la coopération entre l’association Héliose, les Éclaireurs de La Cordée et l’architecte d’intérieure Delphine Rivière.

 

Créer un espace de coworking pour diversifier l’activité et pérenniser l’association

 

Héliose est une association stéphanoise qui accompagne depuis 40 ans professionnels et particuliers vers l’efficacité énergétique et le développement des énergies renouvelables.
En 2015, un changement d’orientation des subventions exige la diversification de son modèle économique et une réflexion profonde sur la raison d’être de l’association

Pour valoriser le patrimoine immobilier et l’esprit d’ouverture de l’association, la volonté de créer un espace de travail partagé et collaboratif fait surface, sous l’impulsion notamment du vice-président Jean Duverger.

Pour autant, si l’idée est séduisante, plusieurs questions se sont posées pour valider, étape par étape ce beau projet.

 

Etape 1 : Vérifier l’adaptation du local avec le projet

L’emplacement du local était idéal, à l’entrée de St Etienne, à la fois très facile d’accès pour l’extérieur et connecté aux transports en commun de la ville.

 

Sa superficie, sa modularité, sa luminosité et sa très bonne connexion aux réseaux internet et téléphone permettaient de le transformer en un espace agréable et accessible.

 

Etape 2 : Se confronter avec la réalité du marché

 

Comme pour tout projet d’entreprise, il est souvent salutaire de confronter ses envies à la réalité du “marché”. 

Dans le cas d’Héliose, il était important dans un tout premier temps, d’effectuer un réel audit du territoire en dressant un portrait du bassin de vie concerné par le futur espace. En s’arrêtant particulièrement sur plusieurs indicateurs qui sont déterminants pour la réussite d’un projet coworking : évolution de la population, dynamisme entrepreneurial, infrastructures de transports, offre existante etc.

Le bilan de cette étude du territoire a mis en avant un vrai potentiel auprès des télétravailleurs, des créateurs d’entreprises et des entrepreneurs indépendants. 
L’absence d’espace de coworking « généraliste » ouvert 24h/24 et 7j/7 représentait une réelle opportunité
, pour compléter les services proposés par le Comptoir Numérique.

Ce contexte plutôt favorable et l’envie d’avancer ont convaincu l’association de se lancer et de tester le concept.
Dans un contexte plus concurrentiel et/ou avec une présence d’utilisateurs potentiels moins évidente et surtout pour démarrer une communauté et susciter l’envie, nous conseillons de valider le besoin via une enquête détaillée, des événements éphémères voire même des pré-ventes !

 

Etape 3 : Co-créer une offre de service adaptée, en accord avec le positionnement de l’association

 

Pour avancer sur le positionnement et l’offre de services, nous avons organisé avec l’équipe Héliose, une grande séance de travail créative et collaborative, autour des questions suivante :

Quelles sont les valeurs fondamentales qu’Héliose souhaite porter dans ce tiers-lieu ?
– Que peut proposer notre espace de coworking de différenciant ?
– Quelle coordination imaginer avec l’association historique Héliose ?
– Sur quelle première offre de services souhaitons-nous nous lancer ?
Quels tarifs souhaitons-nous pratiquer ? Quel public souhaitons-nous accueillir ?

L’éventualité d’un espace de travail «haut-de-gamme» était tout aussi inadapté à la demande qu’aux valeurs d’Héliose. Un positionnement axé sur le développement durable, bien que très cohérent avec l’association était quand à lui trop limitant et risqué. En revanche un positionnement d’ouverture, aux différents métiers, statuts, budgets etc. présentait l’avantage d’assurer plus facilement le remplissage de l’espace tout en étant en accord avec les valeurs prônées par l’association.

L’ensemble des membres de l’association a donc validé  :
– une offre mixte, comprenant bureaux nomade et bureaux fixes
– basée sur des tarifs accessibles
, dès 2 euros HT/h
– une utilisation flexible de l’espace
, 24h/24 et 7j/7

Une attention particulière a été porté pour proposer des salles de réunion accessibles aussi bien aux membres et salariés de l’association, aux membres de l’espace de coworking et aux personnes et entreprises extérieures.

 

Etape 4 : Aménager un espace qui réponde à l’ensemble des besoins

 

Une fois l’offre de services définie – types et nombre de postes, de salle de réunion etc. – il est nécessaire de vérifier sa faisabilité dans l’espace et de répondre aux différents besoins : travailler au calme, passer un appel, faire une pause café, travailler en équipe etc.

L’aménagement de l’espace doit être conçu pour faciliter la vie en commun des différents coworkers malgré ces usages multiples, tout en favorisant la rencontre et la convivialité

La clé ? Multiplier les espaces :
un espace calme pour avec 5 bureaux fixes et 4 places pour les nomades en manque de concentration
un espace convivial entièrement nomade et modulable, ouvert sur la cuisine, pour échanger, répondre au téléphone, manger ensemble, accueillir des événements et même accueillir les coworkers en bureau fixe pour un moment plus dynamique.
deux coins salons pour se détendre, discuter de façon informelle ou faire une sieste
deux petites salles de réunion pour les appels téléphoniques demandant de la confidentialités, les visio-conférence et les réunions en petit groupe
une grande salle de réunion modulable pouvant accueillir 16 à 20 personnes pour les formations, les ateliers créatifs, les réunions.

Plan 3D réalisé par Delphine Rivière

 

Côté mobilier et décoration notre expérience en tant que gérant et utilisateurs d’espace de coworking depuis plus de 6 ans nous permet d’éviter un grand nombre d’erreurs : mobilier inadapté parfois même fixé au sol, décoration trop design et impersonnelle, grand open space bruyant, placement des tables peu convivial et sans aucune intimité, lumière trop blanche etc.

Nous avons travaillé en collaboration avec l’architecte d’intérieure Delphine Rivière, pour associer nos préconisations à ses compétences techniques, son expérience en tant que coworkeuse et ses conseils en terme d’ambiance décorative.
Elle a également suivi l’ensemble des travaux.

 

Etape 5 : Formation à la gestion et à l’animation d’un espace de coworking

Un espace bien pensé ne suffit pas à faire venir des coworkers et encore moins à créer de la convivialitéDernière étape avant l’ouverture : Sandrine et Paul, les futurs responsables du lieu, se sont formés à la gestion et à l’animation d’un espace de coworking, en immersion à la Cordée.
Au programme de cette formation :

  • Communiquer pour trouver des utilisateurs et les impliquer avant et après l’ouverture – en lançant par exemple cette page Facebook
  • Créer du lien, favoriser la bienveillance et l’entraide et trouver sa place d’animateur.
  • Gérer les tâches administratives et commerciales tout en assurant l’intendance du lieu
  • S’organiser pour tout gérer au quotidien et trouver les bons outils

 

Résultat : un projet visant l’économie financière, en accord avec les valeurs de l’association, se positionnant comme un pôle majeur de l’entrepreneuriat dans la Loire.

 

Le Moulin Héliose a ouvert ses portes le 11 septembre 2017 avec 3 coworkers inscrits dès le premier jour. Depuis 8 membres viennent régulièrement travailler au Moulin Héliose.

L’inauguration officielle du lieu aura ce vendredi 24/11/2017. Tout au long de cette journée porte ouverte les coworkers pourront présenter leur activité au public.

Côté Cordée, nous sommes très heureux d’accueillir un nouveau confrère à quelques dizaines de kilomètres avec qui tisser des liens… et nous attendonc la soirée d’inauguration de pied ferme !

 


Et comme ce sont les « Éclairés » qui en parlent le mieux…

« L’étude menée par les éclaireurs de La Cordée nous a permis de nous rendre compte du potentiel qu’il pouvait y avoir au Nord de saint-Étienne, de vérifier que les valeurs d’HÉLIOSE soient en adéquation avec le projet, et de contrôler sa viabilité. D’autre part la proposition d’aménagement du local nous a éclairé, sur les travaux à envisager.

Pour conclure, un espace magnifique,très chaleureux prêt à accueillir une communauté d’entrepreneurs dans la bienveillance. »

Sandrine Pignard, couteau-suisse du Moulin Héliose.

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