S’organiser efficacement de manière collaborative

 

L’un des points qui m’a le plus marquée lorsque je suis arrivée à la Cordée en tant que Couteau suisse a été l’organisation de l’équipe. C’est-à-dire l’optimisation des moyens et du temps, et la volonté de faire toujours au mieux d’après les principes qui ont initié le projet il y a un peu plus de 5 ans.

Incarner ce que l’on vend

Tout part du fondement du projet de la Cordée : créer un écosystème bienveillant et favorable au développement des activités d’indépendants, de télétravailleurs et de porteurs de projet. Ce fondement oriente nos réflexions et nos actions, tout en maintenant une viabilité financière.
Savoir qui l’on est, qui l’on veut être, se remettre en question et agir ensuite.

À l’écoute et pro-actifs

Aller de l’avant ne serait possible sans comprendre les besoins des membres. Se questionner, c’est aussi, et beaucoup, échanger avec les membres de la Cordée. Cela passe par exemple par des sondages d’intégration, de départ, des sondages annuels. Ce qui nous permet de faire le point sur les pratiques et les attentes des membres. Outre l’échange et le partage réguliers avec les membres, nous mettons en place des temps forts comme les « Envers du décor ». Ce sont de véritables moments d’échanges avec les adhérents sur les projets de la Cordée, les retours de sondages, les envies des membres, etc.

L’organisation comme vecteur d’efficacité

C’est la manière dont on tire profit de ce que l’on comprend des attentes et besoins des membres qui permet d’être performants sur notre offre. Si l’efficacité au travail peut être une qualité c’est avant tout un prérequis pour ne pas être dépassés par la quantité et l’hétérogénéité des tâches à réaliser. Il faut que l’équipe soit organisée et réactive.

Travailler en équipe

Afin que chacun d’entre nous avance efficacement dans sa Cordée, nous sommes reliés par de nombreux outils, qui nous permettent d’avoir des échanges en temps réel. Couteaux suisses et autres membres de l’équipe (qui travaillent, chacun dans leur domaine, à l’optimisation et l’harmonisation des bonnes pratiques de la Cordée) sont en lien quasi permanent, malgré l’éloignement géographique, et peuvent discuter de tout. Idem pour nos réunions d’équipe, en physique ou à distance, qui permettent de faire circuler les points en cours de réflexion d’une semaine sur l’autre.

Afin d’ancrer certains process et d’éviter les redites, des articles sont rédigés au fur et à mesure et compilés dans une sorte de bibliothèque en ligne. Cela permet de trouver des solutions face à des situations encore inexpérimentées, sans solliciter systématiquement le reste de l’équipe.

Utiliser les bons outils

Nous utilisons également une série d’outils (To do list, outil de gestion de projets) qui permettent de s’organiser sur du plus ou moins long terme, d’avoir une vue claire des tâches à accomplir et des projets à mettre en place, de leur avancement au global, avec l’équipe et pour soi-même. Ce qui évidemment réduit cette tendance fréquente à procrastiner, en répondant au délai que l’on se fixe, en se boostant les uns et les autres.

Ces outils sont là pour répondre à une volonté d’optimisation de l’organisation.

Il en va de même pour les outils que l’on utilise comme pour notre fonctionnement global : est-ce que tel outil marche ? Non. Alors, on en trouve un autre ou on l’améliore. Ce qui fonctionne bien est automatisé et partagé à toute l’équipe. Nous avons même désormais notre propre développeur Web, qui a développé une plateforme interne qui répond à nos besoins spécifiques. Plateforme évolutive bien entendu !

Tout cela vaut aussi pour l’animation de la communauté : un événement dans une Cordée permet de créer plus de lien ? Ok, alors on en partage la pratique avec les autres Couteaux suisses.

En toute circonstance, on écoute, on réfléchit, on agit au mieux, d’après notre ADN et d’après notre expérience et celle des utilisateurs de la Cordée.

Pour avoir une idée plus précise des principaux outils que l’on utilise, n’hésite pas à aller faire un tour sur l’article dédié !

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