Aménagement d’un espace de travail – Etude de cas LeLivreScolaire.fr

Le 26 avril 2017, LeLivreScolaire.fr inaugurait ses nouveaux locaux. Au-delà d’un gain de place et d’un aménagement fonctionnel, Lelivrescolaire.fr s’est doté d’un espace reflétant ses valeurs et facilitant son organisation collaborative et innovante. Les Eclaireurs l’ont accompagné dans l’aménagement de ses nouveaux locaux où la convivialité reste compatible avec le confort de chacun.

LeLivrescolaire.fr

LeLivreScolaire.fr est un éditeur indépendant de manuels scolaires élaborés de façon collaborative par une large communauté de professeurs. Les versions web sont accessibles en ligne gratuitement et leurs contenus sont partageables, modifiables et personnalisables.
Aujourd’hui plus de 1 000 collèges utilisent ces manuels. L’équipe du Livrescolaire.fr est passée de 5 personnes en 2009 à plus de 40 en 2016. Cette année là, ils décident de déménager vers des locaux plus spacieux.

Stimuler la collaboration tout en préservant les besoins individuels de chacun

LeLivreScolaire.fr a fait appel aux Eclaireurs de la Cordée pour aller au-delà d’un aménagement fonctionnel de bureaux.

L’objectif étant de créer un espace qui reflète les valeurs de l’entreprise, stimule l’innovation et la collaboration en respectant les richesses et les besoins de chaque collaborateur.

Comprendre les pratiques de vie au travail et inclure les équipes au projet d’aménagement

La visite des locaux utilisés par l’entreprise et l’analyse des modes de vie au travail permettent de définir les besoins rationnels et fonctionnels. Ensuite, trois questions essentielles doivent être posées pour comprendre les envies et les attentes plus sensibles de l’équipe :

– Qu’appréciez-vous au sein de votre espace de travail actuel ?
– Qu’est-ce qui ne vous convient pas actuellement ?
– Qu’aimeriez-vous trouver de nouveau par rapport à votre espace de travail actuel ?

Ce questionnement a également pour intérêt d’impliquer les membres de l’équipe. Il les aide à se projeter dans leur nouvel espace de travail, avec pour but final une meilleure appropriation de ce dernier.

Finalement les besoins et contraintes qui sont ressortis de cette analyse étaient de :
Conserver l’ambiance conviviale et décalée qui règne au sein des équipes en rassemblant tout le monde sur un seul niveau.
Faciliter le travail collaboratif en offrant la possibilité de changer de poste de travail en fonction des projets menés.
– Penser les locaux non seulement comme un lieu de travail mais aussi comme un lieu de vie, de réception, d’échanges, de pause, de jeux, de restauration.
– Permettre la flexibilité et la fluidité de circulation en offrant aux collaborateurs un cadre aéré et une liberté d’accès aux locaux facilitée.
– Offrir aux visiteurs (partenaires, professeurs, …) des conditions d’accueil et de rendez-vous agréables et conviviales, à l’image des valeurs de l’entreprise et de ses collaborateurs

Spécialiser les espaces en fonction des besoins

Le nouveau local du Livrescolaire.fr est composé d’un grand plateau nu lumineux avec une mezzanine vitrée d’une superficie totale de 735 m2. Cette configuration a permis de différencier deux grands espaces :
en bas, l’espace de travail avec l’ensemble des bureaux, des espaces téléphoniques, des zones de stockage et des salles de réunion « formelles »
sur la mezzanine, l’espace de vie avec la cuisine, les espaces détente/jeux/sport et les salles de réunion informelles et de créativité.

L’étude des besoins à mis en avant divers usages exprimés ou implicites auxquels le lieu doit répondre, comme par exemple :

  • des îlots de 2 à 6 bureaux « plug and play » non nominatifs facilitant le travail en mode projet,
  • de nombreuses tables hautes pouvant accueillir les collaborateurs extérieurs venant travailler ponctuellement,
  • un petit salon d’accueil à l’entrée et un espace café permettant aux invités et visiteurs d’être reçus sereinement,
  • une cuisine équipée et une grande table conviviale transformant le déjeuner du midi en grand banquet convivial,
  • une agora, aménagée avec des estrades mobiles, utilisable à la fois comme espace de conférence, d’évènements festifs, de cours de Yoga, de repos ou de lecture.

Trouver l’équilibre entre confort de travail, design et convivialité

La difficulté de l’aménagement d’un espace de travail réside dans le juste équilibre entre ergonomie, design et convivialité. Le mobilier ergonomique favorise rarement la convivialité. L’abus d’éléments design peut donner un aspect « artificiel » et la convivialité se fait parfois au détriment du confort de travail.

Cet équilibre est pris en compte tout au long du projet et particulièrement lors du choix du mobilier et des éléments décoratifs.

Les espaces de pause, les tables nomades et le mobilier des salles de réunion apportent à la fois une ambiance informelle et une touche vintage. L’appel à des artisans locaux permet d’avoir des meubles uniques et adaptés. C’est le cas de l’agora ou du coin café à l’entrée.
Le parquet, la présence de nombreuses peluches et de plantes, de canapés, de plaids et de coussins font que l’on se sent aussi bien qu’à la maison.

Les plans 2D et 3D détaillent le type et l’emplacement du mobilier, des cloisons, des revêtements. Ils ont permis de vérifier la faisabilité du projet en se projetant plus facilement dans l’espace.

Définir l’âme des lieux

La définition de l’âme du lieu et donc de sa décoration est une partie très ludique du projet d’aménagement, idéale pour impliquer les équipes.

Nous avons demandé aux équipes du Livrescolaire.fr de nous envoyer des exemples de mobilier, de décoration et d’aménagement d’espaces reflétant leur identité. Cette étape permet de proposer des planches d’inspirations au plus proche des goûts et des envies de l’entreprise. Une fois l’ambiance du lieu validé, il est temps d’établir la « liste de courses » pour l’équipement du lieu.

Et au final, quelques mois plus tard, le résultat en images :

Les Eclaireurs La Cordée LLS 1

Les Eclaireurs La Cordée LLS 2

Les Eclaireurs La Cordée LLS 3

Les Eclaireurs La Cordée LLS 4

Pour terminer, un petit mot du « maître d’ouvrage », Raphael Taieb, fondateur et CEO du LivreScolaire.fr :

Raphael Taieb« Lorsque j’ai décidé de déménager notre équipe dans un vrai grand bureau de 700 m2, j’ai tout de suite voulu m’entourer des conseils de Michael Schwartz et de son équipe, tant les espaces de La Cordée m’ont toujours plu. Je voulais retrouver ce côté collaboratif, accueillant et chaleureux. Je voulais créer une ambiance à l’image de l’équipe, et pas un bureau tertiaire basique. Les conseils et l’expérience de La Cordée sur l’aménagement de locaux professionnels nous ont été d’une précieuse aide. » 

Catégories :
,

1 réponse

Répondre

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *